Blijie Vastgoed

IEDER PERSPECTIEF TELT

Servicekosten kantoor, van last naar zegen?

Geplaatst door op in Blijie Vastgoed
  • Hits: 6158
  • Abonneer op updates

Bij de (ver)huur van kantoorruimten krijgen we er allemaal mee te maken, de servicekosten. Servicekosten zijn in de basis "Leveringen en Diensten" die vaak door verhuurder in opdracht van huurder worden verzorgd. De kosten daarvan hebben in eerste instantie betrekking op gebouwgebonden kosten die verhuurder maakt voor de huurder. Denk hierbij aan onderhoud aan de installatie, schoonmaakkosten van de algemene ruimten, beveiligingskosten en energiekosten. Over het totaal aan de servicekosten wordt een administratievergoeding betaalt. Vaak bedraagt deze 5% over het geheel. Bij het aangaan van de huurovereenkomst wordt in 99% van de gevallen weinig tot geen aandacht besteed aan de inhoud van de servicekosten. Opmerkelijk want de servicekosten bedragen ongeveer 30% van de gemiddelde huurprijs.

Wat is het probleem?
In de huurovereenkomst worden de servicekosten apart benoemd. Echter is hier sprake van een niet-limitatieve-lijst. Juridisch ontbreekt een wettelijke regeling waarin de betekenis van servicekosten eenduidig is vastgelegd. Het gevolg hiervan is dat de kostenopgave zich in de huurovereenkomst slechts beperkt tot een schatting van de kosten. Voor de huurder is het dus de gehele huurperiode onduidelijk welke kosten precies voor verrekening in aanmerking komen. In het eerste jaar van aanhuur betaalt de huurder een voorschot op de servicekosten. In het daaropvolgende jaar ontvangt de huurder een opgave van de werkelijke kosten. De praktijk wijst uit dat de jaarlijkse eindafrekeningen van de servicekosten onderling aanzienlijke verschillen kunnen vertonen. Vaak in het nadeel van de huurder. Ondanks het feit dat huurder een voorschot van de servicekosten heeft betaald vormen de afwijkingen een onplezierige verrassing voor de huurder. Aangezien in de huurovereenkomst ook is overeengekomen dat verhuurder de kosten zal specificeren op basis van een zogenaamd "rubrieksgewijs overzicht" wordt controle van de kostenopgave er niet eenvoudiger op. Huurders gaan in de meeste gevallen over tot betaling van de eindafrekening en blijven met een onbevredigend gevoel achter. Komt dit regelmatig voor dan kan dit zelfs voor de huurder een reden zijn om na afloop van de huurovereenkomst te verhuizen.

Wat is de oplossing?
Onduidelijkheden met betrekking tot de servicekosten kunnen eenvoudig worden voorkomen. Tussen huurder en verhuurder moeten duidelijke afspraken gemaakt worden over de inhoud van de servicekosten. Dat betekent dat op Organisatorisch, Contractueel en Financieel gebied duidelijkheid moet worden gecreëerd. Organisatorisch is het bijvoorbeeld van belang om af te spreken op welke wijze de eindafrekening tot stand komt, binnen welke termijn deze aan huurder verstrekt moet zijn en langs welke weg deze wordt goedgekeurd. Contractueel is het belangrijk om te weten welke "Leveringen en Diensten", voor welke kwaliteit en met welke frequentie deze verkregen worden. Huurder wordt hierdoor in staat gesteld een gedegen keuze te maken over de inhoud en kwaliteit die voor zijn / haar organisatie van belang is. Het geheel vertaalt zich uiteraard in kosten, de servicekosten. Huurder heeft nu goed inzicht in de te verwachtte kosten. Wordt nu ook in staat gesteld de huurlasten en bijkomende servicekosten voor de duur van de huurovereenkomst goed te voorspellen. Nadelige afwijkingen in de servicekosten behoren nu tot het verleden. Mits goed uitgevoerd resulteert dit in een soepele controle van de jaarlijkse eindafrekening van de servicekosten. Dit bespaart de huurder aanzienlijk wat geld en ergernis.

Het duidelijk vastleggen van de onderlinge afspraken levert ook aanzienlijke voordelen op voor de verhuurder. In mijn blog "(Ver)huren van kantoorruimten: het kan ook gebruikersvriendelijk!" doe ik hiervoor een voorstel. Onze systematiek van het vastleggen van de onderlinge afspraken op het gebied van servicekosten heeft zich al meerdere malen bewezen. Wij lichten u graag onze methodiek toe zodat u in de toekomst ook zorgeloos kantoorruimten kunt (ver)huren.

Edwin Blijie

 

  • Gast
    Zahida Shah dinsdag, 25 augustus 2015

    vraagje

    ik huur 2 winkeltjes, in een gemeenschapelijke winkelcentrum-pje, nu betaal ik al een tijdje servicekosten en kreeg bij geen enkele eindafrekening ooit wat terug, en betreft de servicekosten er is hier nooit en dan ook nooit schoongemaakt, nooit iets aan de bekabeling of electriciteit wat dan ook gedaan, dat doen we hier zelf, en de energie kosten dat betalen wij ook allemaal zelf, en qua beveiliging is er helemaal niets.

    Dus mij vraag is hoort dit zo ?
    tweede is er een mogelijkheid dat ik met alle andere winkeliers van dit pand, een bezwaar kunnen doen en toch nog onze geld terug kunnen krijgen wat wij zomaar hebben betaald eigenlijk voor niks, is dit mogelijk ?

  • Edwin
    Edwin donderdag, 27 augustus 2015

    RE:vraagje

    Beste Zahida Shah,

    Dank je voor je vraag. Allereerst is van belang wat in uw huurovereenkomst en de daarbij behorende Algemene Bepalingen staat vermeld. De servicekosten zijn in het algemeen "Levering van Zaken en Diensten door of vanwege huurder". Verhuurder biedt dit aan, echter huurder kan dit ook zelf regelen. Ik ga er vanuit dat dit in uw huurovereenkomst ook tot de mogelijkheden behoort. Probleem bij de servicekosten zoals die overeengekomen worden in de standaard ROZ-huurovereenkomst is dat er nooit duidelijke onderlinge afspraken worden gemaakt èn vastgelegd. Dit leidt in de exploitatieperiode tot veel onduidelijkheid, onnodig hoge kosten en veel teleurstellingen. Dit kan eenvoudig voorkomen worden door hier duidelijke afspraken over te maken. Tevens kan tussentijds bekeken worden of de contracten die de verhuurder heeft afgesloten op basis waarvan de servicekosten in rekening worden gebracht nog passen bij het gebruik van de zittende huurders. Ook hier zit vaak een onbalans die voor onnodig hoge kosten zorgt.

    Naar mijn mening is het zeker mogelijk te veel betaalde servicekosten terug te vorderen. U moet dan wel kunnen aantonen dat de servicekosten onterecht in rekening zijn gebracht.

    Mocht u meer informatie willen hebben dan kunt u altijd telefonisch benaderen.

Laat uw reactie achter

Gast
Gast vrijdag, 17 augustus 2018

Neem contact op

Bent u een (institutionele) belegger, projectontwikkelaar, woningcorporatie of een non-profit organisatie met langdurige leegstand van kantoorruimte? Neem contact met ons op! Wij helpen u graag uw project weer renderend te maken.

06 246 33 456

eb@bvg.nu

  • Google+: 106628274787529938323
  • Linked In: in/edwinblijie
  • Twitter: Eblijie